Вопросы по процессам. Модуль Vitro Process Manager
Для чего нужен модуль Vitro Process Manager?
Модуль служит для автоматизации процессов обмена данными и заданиями в проектах, выдачи заданий исполнителям и участникам процесса.
Это позволяет значительно ускорить обмен данными, предотвратить потерю информации и обеспечить выполнение принятых регламентов.
Что такое процесс и чем он отличается от управления заданиями?
Процесс представляет собой последовательно-параллельные цепочки заданий исполнителям, а также циклы. Процесс передает данные как внутри структуры хранения проектных данных, так и вовне, в другие системы, изменяет статусы данных и права доступа к ним, информирует участников проекта и сообщает об изменениях. Процессы используются для стандартизации и автоматизации повторяющихся последовательностей операций.
Системы управления заданиями не обладают такими возможностями, весь порядок держится на аккуратности и дисциплине исполнителей. Требуется постоянный контроль исполнения.
Какие возможности предоставляет Vitro Process Manager?
Возможности Vitro Process Manager:
Хорошее масштабирование потоков процессных задач
Последовательные и параллельные цепочки задач
Таблицы процессов и задач с детальной информацией
Карточки процессов с данными и историей выполнения процесса
Возможность добавления подпроцессов
Рассылка оповещений со встроенной логикой
Можно ли разработать гибкий процесс, так, что бы не программировать его каждый раз при изменениях в регламенте?
Да, это возможно. При разработке процесса закладывается возможность его оперативной модификации. Процесс может считывать параметры и изменять свой ход в зависимости от полученных данных. Такой подход позволяет делать очень мощные и гибкие процессы.
Кроме того, в ходе выполнения процесса, на любом шаге, исполнитель может запустить подпроцесс, который вернет ему результат после своего завершения. Эту возможность можно использовать для оперативного внесения изменений в ход уже запущенного процесса. Например, на каком-то шаге возникла необходимость получить комментарий от специалиста. У нас есть возможность запустить подпроцесс с задачей специалисту и получить от него комментарий. Эта информация фиксируется в истории процесса и используется его участниками.
Какие возможности есть у участников процесса при получении процессного задания?
Получив процессное задание, участники имеют следующие возможности:
ознакомиться с заданием и прикрепленными файлами
ознакомиться с комментариями всех предыдущих исполнителей
добавить свой комментарий и, при необходимости, дополнительные файлы
запустить подпроцесс из списка разрешенных
принять решение, запрашиваемое процессом
Какие действия могут выполняться в ходе процесса автоматически?
Опираясь на структуру проекта и решения участников процесс может:
изменять статусы и другие параметры данных в структуре проекта
изменять права доступа к проектным данным
копировать и переносить файлы по структуре данных
переименовывать файлы по заданному шаблону
проставлять QR-коды для контроля актуальности бумажных копий
добавлять данные и пометки в PDF файлы (списки согласования, штампы)
формировать отчеты и высылать их участникам
запрашивать электронные цифровые подписи
обмениваться информацией с другими системами
Можно ли использовать электронную подпись в ходе процесса?
Есть возможность на любом шаге процесса запросить у исполнителя подписание вложенных файлов электронной цифровой подписью. Эта возможность используется в процессах передачи проектов в юридически значимый электронный архив или для обмена данными между различными юридическими лицами.