Компания: Asterus

Продукт: Vitro-CAD online

Дата проекта: 07.2019-12.2020

Предпосылки для автоматизации

  • Несколько этапов согласования.
  • Отсутствие достоверной картины текущего состояния приемки документации от подрядчиков.
  • Непрозрачная процедура согласования документации.
  • Взаимодействие на проекте нескольких юридических лиц, включая представителей иностранных организаций.

Задачи проекта внедрения

  • Организовать электронный архив проектно-сметной документации.
  • Автоматизировать процесс входного контроля, рассмотрения и согласования рабочей документации.
  • Получить инструмент мониторинга выполнения процедуры приемки документации.
  • Организовать QR-кодирование для отслеживания актуальности документов, переданных в производство работ.

Ход проекта

  • На предприятии силами ИТ-службы подготовлено оборудование и базовый софт для установки и настройки системы.
  • Проведена установка системы, базовой конфигурации и цепочки автоматизированных рабочих процессов.
  • Проведен сбор и анализ данных по структуре документации и процессам приемки.
  • Проведены настройки структуры хранения рабочей документации.
  • Проведено обучение ответственных за систему на предприятии.
  • Проведены доработки и настройки типовых процессов для организации приемки рабочей документации.
  • Подготовлены пользовательские инструкции и проведено обучение пользователей силами ответственных за систему на предприятии.
  • Проведено подключение пользователей к использованию системы.
  • После двух лет использования оптимизирована цепочка процессов, внедрено использование реестра замечаний.
  • Развитие системы на предприятии продолжается в сторону увеличения количества запускаемых проектов, расширения функциональности и улучшения удобств использования.

Итоги внедрения СОД

  • Выстроена структура хранения документации в системе, настроены права доступа.
  • Автоматизирован процесс приемки документации — процесс прозрачен и достоверен.
  • Ускорен процесс согласования за счет работы в единой среде.
  • Отмечен рост исполнительской дисциплины ответственных за принятие решений в процессах согласования за счет уведомлений и напоминаний о задачах согласования.
  • Обеспечен контроль над процессом проведения приемки документации.