Юридически значимый электронный архив для проектных компаний

Разработчик проектной и рабочей документации по капитальному строительству обязан хранить её в течение 20 лет. Хранение в бумажном виде требует помещений, оборудования и дополнительного персонала. Поиск документации в бумажном архиве и получение копий связан с затратами времени. Новое законодательство РФ в части электронного документооборота позволяет организовать архив проектной документации в электронном виде.

• сократить расходы на складские помещения и работы по сортировке, поиску, выдаче, доставке, что особенно актуально в эпоху удаленной работы и сокращения офисных площадей;
• существенно сократить расходы на печать: печатаем только экземпляры для подрядчиков, не печатаем проектную документацию, не печатаем копию рабочей документации для своего архива;
• кардинально сократить сроки подписания документации и сдачи в архив;
• организовать дистанционную работу удаленных сотрудников и работу удаленных филиалов;
• снизить юридические риски и повысить качество документации.

Юридически значимый электронный архив представляет структурированное хранилище проектно-сметной документации. В архиве хранятся все версии, как отклоненные, так и согласованные. Согласованные версии подписаны всеми уполномоченными лицами квалифицированной  электронной подписью.

Сбор подписей происходит через маршрут подписания, в котором поэтапно согласующие подписывают документ или отклоняют с указанием причины отказа. Процесс подписания управляет статусами документов, оповещениями пользователей, нанесением различных графических штампов и перемещением документов между папками.

• Ключ ЭЦП – для обеспечения юридической значимости используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
  Обычно используется USB-токен, но есть возможность использования DSS сервисов с облачными подписями.
• Криптопровайдер – необходим для работы УКЭП.
• Сервис штампа времени – необходим для долгосрочного хранения документации.
• Vitro-CAD – обеспечивает хранение документации.
• Vitro Process Manager – обеспечивает процессы подписания.

Пример внедрения

ПИК-Проект (жилищное строительство, 10 филиалов)

Вебинар